RPAを導入する5つのメリット!活用ポイントや成功事例も解説!

働き方改革によって業務効率化が企業の課題となっていますが、CRMやSFAなどと並んで注目を浴びているのがRPAと呼ばれるITツールです。

業務の自動化のために導入されることが多いRPAですが、詳しく知らない方も多いでしょう。

今回は、RPAを導入するメリットや活用ポイントなどを紹介します。

今回のポイント
1.RPA導入による業務自動化によって業務を効率化して人件費を削減できる
2.活用次第では運用コストが高くなり、費用対効果を得られない場合もある
3.自社の課題を洗い出したうえでRPAが必要か判断することが大切

RPA導入のメリット

ここではRPAを導入するメリットを紹介します。

業務効率化に向けてRPAの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

業務の効率化

RPAを導入すれば、日々の単純作業を削減して業務を効率化することが可能です。

発注書などの作成や申請・承認作業などのように、単純ながら手間がかかっていた作業を自動化できれば、今までかかっていた作業時間を削減できます。

作業時間が浮いた分、企画や戦略立案などの複雑な業務に集中することができるでしょう。

データベース化していれば、顧客情報を自動的かつ迅速に取得できるようになりますので、対応スピードが早くなり、顧客満足度もアップしやすいです。

また、RPAを活用する際は、業務内容を調査して業務フローを確認しなければなりませんが、確認時に業務の見直しができますので、業務効率をさらに促進できるでしょう。

人件費の削減

自動化などによって業務を効率化すれば、多くの人員を雇う必要がなくなりますので、人件費を削減できます。

RPAの導入による業務自動化によって、数十ヶ月分のコスト削減に成功した事例も実際にあるほどです。

少ない人員で業務をこなせるようになるので、人手不足の解消にもつながるでしょう。

年中稼働させられる

RPAは人件費をかけずに24時間365日稼働させられますので、納品スケジュールなどを大幅に短縮できる可能性があります。

RPAで任せる業務を増やしていけば、1人あたりの業務負担が軽減して残業時間を削減できるだけでなく、業務内容次第では夜勤の廃止も行えるかもしれません。

ヒューマンエラーの削減

前述のとおり、RPAによる業務自動化はヒューマンエラーの削減にもつながります。

例えば、膨大な発注書や見積書、申請書類を人の手で行う場合、入力ミスや申請漏れが発生しやすいです。

しかし、RPAであれば設定したルールどおりに正確な業務を遂行してくれますので、ヒューマンエラーを削減できます。

ヒューマンエラーがなくなれば、トラブルやデータ修正などの余計な業務を行う必要も減らせるでしょう。

現場で設計・開発が行える

RPAはアプリ作成のような複雑なプログラミングスキルは必要ありません。

ITスキルが乏しい方でもある程度の操作方法さえ覚えてしまえば、直感的に設計や開発、操作を行えます。

現場でも簡単に自動システムを構築できるのも、RPAならではのメリットといえるでしょう。

メリットデメリット

RPA導入のデメリット

ここではRPA導入をする際のデメリットを紹介します。

デメリットを理解しておけば、不測の事態にも対応できるようになるので、効率的にRPAを運用できるでしょう。

デメリットもしっかりと理解したうえで導入するか判断してください。

運用コストが高い

RPAを専門会社へ外注する場合、運用コストは年間で数十万円するほど高いです。

また、RPAを導入した場合にはルールの策定やロボットの作成などの作業が必要ですが、これを通常業務と並行して行うことは難しく、本格運用までに時間を要する可能性もあります。

また、RPAに任せる業務が少ないと、十分な費用対効果を得られない場合もあるので注意しなければなりません。

情報漏洩のリスクがある

RPAは他のシステムとも連携することができる便利なITツールですが、ログイン用のIDやパスワードなどが外部に漏れてしまうと、重大な情報漏洩を引き起こしてしまいます。

RPAを導入する場合は、セキュリティ体制の強化や情報管理マニュアルを作成してリスク軽減を図らなければなりません。

システム障害による操業停止リスク

RPAのシステム障害による操業停止リスクもあります。

外注などに任せずRPAを自社で運用している場合は、システム障害の対応は自社で行う必要がありますが、システムに頼りきりになってしまうと作業の進め方がわからず対応しきれず、操業停止などの事態になりかねません。

システム障害に備えてマニュアルを完備しておくなどの対策も必要です。

RPAとは?

RPA(Robotic Process Automation)とは、事務などの作業を自動化することができるソフトウェアロボットです。

前述のとおり、事務作業には見積書などのデータ入力作業など様々なものがありますが、どれも入力の手間がかかるだけでなく、入力ミスなどが発生しやすい問題があります。

RPAを活用すれば手間のかかる定型業務を自動化できる他、正確な作業で入力ミスをなくすことができるので業務効率が格段に向上するでしょう。

RPAにも様々なタイプがあり、大きく分けると下記3種類となります。

・デスクトップタイプ

・クラウドタイプ

・サーバタイプ

それぞれ特徴が異なるので、自社にあったタイプを選ばなければなりません。

RPAの活用ポイント

RPAを上手に活用するためのポイントとしては下記の3つがあります。

・自社の最適なRPAを選択する

RPAには様々なものがあり、特徴や連携できるツールも違います。

RPAの費用対効果を高めて、RPAを効率的に運用するためには、自社の課題を洗い出して最適なRPAを選択しなければなりません。

・RPAの運用体制を整備する

各地域に拠点がある中小企業の場合、拠点ごとにRPAを導入してしまうケースがあります。

社内でRPAを一元管理・共有するためには、RPAの管理部を設立するなど運用体制を整備しなければなりません。

また、担当者ごとにルールが異なると運用に支障をきたす場合もあるため、運用ルールを策定して社内で統一する必要があります。

活用事例

RPA活用の成功事例3選

ここではRPA活用の成功事例を3つ紹介します。

RPAの活用事例を参考にしながら、上手に運用していきましょう。

三菱UFJフィナンシャル・グループ

「三菱UFJフィナンシャル・グループ」は、RPAの導入によって、コンプライス部門などの専門業務の効率化に成功し、社員の7割近い業務を自動化しました。

今後は法人部門や海外拠点などのでもRPAを導入して、業務効率化を進めていく予定です。

株式会社電通ダイレクト

「株式会社電通ダイレクト」では、レポート作成や予算進捗管理などの業務をRPAによって自動化することに成功しました。

自動化によって200時間近い作業コストを削減することに成功しており、その結果社員1人あたりの業務負担が減って、新規案件の相談や顧客への提案業務などにも時間を割けるようになっています。

スカパーJSAT株式会社

「スカパーJSAT株式会社」では、ミスができない定型作業を行う社員の業務や精神負担が多いなどの問題があり、これらを解決するために導入したのがRPAです。

RPA導入による自動化によって業務時間などの削減はもちろん、精神負担などの軽減にも成功しました。

また、RPAデスクなども設置して社内でRPA活用するサポートも行っています。

まとめ

RPAは業務自動化による人件費の削減や業務の効率化が行えるソフトウェアロボットです。

導入することで企業運営をスマートにしてくれますが、活用方法次第では費用対効果が得られず、コストだけがかかるという事態になりかねません。

運用体制や各種マニュアルを整備しておかなければ、RPAを社内全体で共有できない、情報漏洩・システム障害によるトラブルなどが起きやすくなります。

RPAの効果を最大限引き出して業務を効率化するためには、導入時にしっかりと社内体制を整備しておかなければなりません。

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