『BIツールについて解説』ビッグデータを利用して経理業務を円滑に進める補助ツール

社内に蓄積された膨大なデータ(ビッグデータ)を活用した業務や経営判断をすることは、顧客のニーズをつかむのにとても役立つ手法です。

しかし、この蓄積されたデータの中から必要とする情報を抽出、分析するのは大変です。

「社内」に蓄積されたデータなので一部門だけではなく、全ての部門から情報を吸い上げなければなりません。

それが大企業で複数の部門が併設されているならなおさらです。

部門によって使用しているシステムが違う場合もあるので収集するための難易度はさらに上がります。

これ等の問題を解決するためのツールとして、「BIツール」が企業で活用されています。

今回はこのBIツールについて解説していきたいと思います。

今回のポイント
1.情報を収集・分析・活用できる形で提供まで出来るBIツール
2.BIツールはデータ取り込む時も出力する時も選べるファイル形式の種類が多い
3.BIツールは経理業務を行う部門なら大きな手助けになる

そもそもBIツールって?

まずはBIツールとはどのようなものなのか確認してみましょう。

そも「BI」とは、「Business Intelligence(ビジネス・インテリジェンス)」の頭文字を取った言葉です。

このBIツールは企業活動で蓄積された膨大なデータを収集・分析を行い、経営の迅速な意思決定をサポートするためのツールです

様々な部門、システムで収集したデータを活用しようにもどうすればいいのか分からない、という悩みを解決することが出来ます。

様々な蓄積されたデータを収集・分析したものを分かりやすく可視化し、経営陣が高度な意思決定を行えるようにすることがBIツールを導入するための目的になります。

例えば飲食店を展開している企業ならば、提供している料理の売り上げ情報を収集することで、どの商品がいつ・どこで・どれだけ売れているのか、立地や季節、天気、気温などの外部から影響を与えてくるデータも加味して分析を行い、表やグラフで結果を作成することが出来ます。

具体的な例として、「気温が高い夏日にはビールがよく売れる」という情報を聞いたことはありませんか?

このような情報があればどの商品をどれだけ仕入れればいいのかの判断基準に出来ます。

このような情報を作り出すためにBIツールで情報の収集・分析を行うのです。

電卓

BIツールの作業の流れ

ではこのBIツールを使用しているときの流れとはどのようになっているのでしょうか。

以下の様にデータを活用しやすい形に変えて提供されています。

データの「インプット」

まずは元となる情報を収集しなければなりません。

企業で使用されているシステムは様々な種類がありますが、インプットしやすくデータ形式を問わずさまざまなデータを取り込んでいきます。

複数部門がある企業なら全ての部門から情報を吸い上げてデータを統合します。

データを「分析」

そして収集したデータを分析しますが、この時に売り上げや利益、在庫などのどの視点から見たデータが欲しいのか指示をする必要があります。

部門や経営規模によって必要とするデータは異なります。

それらのデータもBIツールなら利用可能な形にすることが出来ます。

企業全体の情報を統合的に分析して提供されるデータを活用して、意思決定の質とスピードを向上させるための分析対象を指定しましょう。

また、機械学習の機能が搭載されているツールならばこれまでの蓄積されたデータや行動から予測分析・計画も出来ます。

データを「アウトプット」

データを分析した後は活用できる形にアウトプットしましょう。

グラフや表、レポート形式でアウトプットすれば会議に活用しやすいでしょう。

モバイル端末用のアプリがあるBIツールならば、出先などでも分析結果を閲覧することが出来ます。

閲覧するためのファイル形式もPDFやCSV、Wordなど様々な形式に対応しているため、共有のしやすさも特徴です。

ファイル

経理業務を手助けできるBIツール

BIツールが登場する前は上記のような流れを人の手で作業しなければ活用できる形に可視化することはできませんでした。

この作業を担当するのが経理という部署です。

日々の仕分けから決算処理まで任される仕事の幅が広く、企業の経営方針を決めるときに相談される立場にあります。

紙に出力された数値や情報、Excelで作成されたグラフや表から定例報告書を作成したり、企業経営の方針を決める事案や会議のための報告書作成を指示されたりといった作業を、Excelなどの表計算ソフトは使ったでしょうが、成作は手作業で行わなければなりませんでした。

この報告書を完成させるためには多くの時間が必要でした。

近年、IT化が進んだことにより経済が回るスピードが当時に比べて早くなっています

経営方針を決めるための判断には、経営に関係する膨大な数字や資料が素早く、正しい情報が必要になりますが、上記のような手作業だと外部環境の変化に置いて行かれてしまい取り残されてしまうかもしれません。

他業種で起こった変化が自社や他の業種まで波及することも珍しくなくなってきました。

そのため、迅速な意思決定をサポートするための手段が必要になってきます。

変化の激しい経済という環境では、迅速で正確に情報をまとめられるBIツールはまさに天の手助けといえるでしょう。

会計

BIツールが重要な理由

BIツールが重要であるのは、BIツールの特徴である「膨大でかつ各部署、各地域に蓄積された内部・外部データを収集・分析できる」ところにあります。

報告書を作成したい場合、必要なデータ全てが経理にあるとは限らず、他の部署で管理していて収集に時間がかかることもあるでしょう。しかし、BIツールを使用すれば、他部署が管理しているデータをすぐに収集・分析することができ、レポート作成までの時間を短縮することができます。

BIツールの具体的な活用場面

それでは、経理業務においてBIツールにどのような活用方法があるのか見ていきましょう。

・決算処理

集積した情報があればすぐさま決算処理を行うことが出来ます。

決算処理が早く終われば次の各種報告書作成や指示、訂正などに素早く移れます。

・報告書作成やコミュニケーションの向上

報告書の作成・提出は様々な場所で求められます。

経営陣や外部関係者への報告といった企業内だけではない求められる所へ作成しなければならない報告書を短時間で仕上げ、まとまった資料により関係者への説明などのコミュニケーションを円滑に進めやすくなります。

・管理会計

管理会計は業績の測定・評価をする上で欠かせない業務です。

収集したデータを分析・分類することによってまとめられたデータを活用すれば、部門別、予算対比、年度予算策定などの資料作成も素早く詳細に可能になるでしょう。

・原価計算や、かかる経費の分析

物を作る製造業は原材料を購入するために原価計算やその他各種経費の計算が必要になります。

これらも様々な場所から情報を集めて分析をすることで、現場に近い場所からの判断をすることが可能になります。

棒グラフ

今回のまとめ

今回はBIツールについて解説させていただきました。

複数のシステムを導入している企業の場合、出力されるデータの形式が違うということはよくあります。

また、紙にそれらのデータを出力して、これらをまとめる作業をするというのは大変時間がかかってしまいます。

そこでBIツールを導入することで欲しい情報を素早く取り出し、迅速な経営判断が行えるようになればそれまでかけていた時間を別のことに使えるようになるでしょう。

効率よく時間を使うためにBIツールを利用し、経営を発展させていきましょう。

お問合せ

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。