リモートワークを導入する課題とIT活用した課題解決方法などを解説

自社で売上、決算や業務の効率化に悩まされていませんか。

政府はリモートワーク推進事業による様々なIT活用を行っていますが、中小企業における経営でも、人口減少に伴って労働環境や、働き方のニーズが変化に対応しています。

例として、総務省は「リモートワークを導入している企業は2019年5月時点で全体の13.9%で、2020年には2倍規模の約35%の普及を目指す」と発表しています。

引用:リモートワークの最新動向と総務省の政策【総務省】

そして、リモートワークを導入する企業は年々増えることが予想されています。

今回の記事では、リモートワークの解説、リモートワーク導入における企業経営へのメリットやリスク、今後のIT活用でやることまで幅広くご紹介します。

リモートワーク導入の参考になる情報が揃っていますので、ぜひ最後までご覧ください。

今回のポイント

1.リモートワーク導入によるメリットは従業員の定着

2. リモートワーク導入による企業経営へのリスクは情報漏えい

3.業務改善へのIT活用は、あくまでも前提である

リモートワークとは

リモートワーク(RemoteWork)とは、「遠い(Remote)」と「働く(work)」をあわせた造語で、情報通信技術(ICT)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

リモートワーク導入による企業経営へのメリット

PC

ここでは、リモートワーク導入による企業経営へのメリットをご紹介します。

企業経営にとってリモートワークのメリットは多く存在します。

優秀な人材を確保できますし、離職率の改善につながります。負担している通勤費用やオフィスコストを削減できるほか、従業員の稼働率改善が見込めるのも大きいでしょう。

BCP(事業継続計画)対策

台風や地震などの自然災害時や感染症の流行時での事業継続に、働く場所を選ばないリモートワークは有効です。従業員の安全面を考慮し、在宅勤務やリモートワークを活用できます。ですが、リモートワークの運用ルールが曖昧だと情報漏えいなどのセキュリティ面での危険もありますので、突発的な運用はせずに計画的にすすめる必要があります。

1.人手不足の解消

通勤事情を理由に採用を見送っていた人材に対し、サテライトオフィスを対応することで、人手不足の解消が見込めます。

2.従業員の定着

出産や育児を機会に退職する「育児離職」や、自宅での介護が必要なことを理由に退職してしまう「介護離職」が課題になっています。リモートワークを活用して、育児や介護が必要な方に働く場所の選択を用意すれば、離職率が下がり従業員の定着につながります。

リモートワーク導入による企業経営へのリスク

リモートワーク 男性

ここでは、リモートワーク導入おける企業経営へのリスクをご紹介します。

企業から見たリモートワークのリスクもやはり多く存在します。

従業員の生産性を管理しづらくなりますし、コミュニケーションの減少や会社への愛着心が低下する社員も存在するでしょう。正当な評価しにくい企業も出てきますし、従来の押印やFAX対応ができないのも懸念点かもしれません。

1.情報漏えい

リモートワークでは、セキュリティ対策には社内LANを通してではなく、直接外部のインターネット環境に接続することになるので、ウィルス感染による情報漏えいリスクが高くなってしまいます。そこでウィルス感染対策で感染源にアクセスしないために、VPN(Virtual Private Network)を利用して安全にネットワーク接続を行うことと、感染を予防するための、アンチウイルスソフトの導入が大切です。同時に内部不正にも注意が必要です。人の目が届かない所では、個人のUSBファイルを持ち出したり、不正なサイトへアクセスをするなどリスクも考えられます。内部不正対策には、セキュリティツールによるUSB制御やアクセス管理など、端末操作を制御する仕組みの構築が効果的です。

2.労務リスク

リモートワークは企業外での作業になるため、勤怠管理が曖昧になるケースがつきまといます。モバイルワークでは従業員の申請による出退勤を管理する場合、勤務実態に不透明さが残り、勤怠管理や給与計算に影響が出ます。

そこで勤務実態の把握には、端末のログイン情報や操作ログを確認できる仕組みの構築をしましょう。また、残業管理も注意が必要です。以前働き方改革法で残業時間に罰則付き上限規制が課せられましたので、リモートワークの勤務時間を適切に管理する必要があります。勤怠管理ツールを活用したシステム上のチェックをかけることが有効です。

リモートワークの実現を支援するITツール

コールセンター

これまで見てきたように、リモートワークの実現には労働環境の構築と労務管理リスクを対処する必要があります。人の目が届かないところでの労働になるので、人為的に対応するには限度があるので、多数のITツールを活用するべきでしょう。

ここではリモートワークをサポートするITツールを、用途別で製品を一部ご紹介します。

ChatWork(チャットワーク)

Chartworkは、メール、電話、会議、訪問など、業務で必要なコミュニケーションを対応できるツールです。複数人が参加できるグループチャットならプロジェクト単位での仕事管理も可能になります。また、ファイル送信の容量に制限がないので、添付ファイルの容量を気にせずに利用できます。さらにビデオ機能が利用できるので、顔が見える会議としても活用できます。

Hangouts Chat(ハングアウト チャット)

Hangouts Chatは、Googleが提供するチャットツールです。Google Hangout(ハングアウト)の後継ツールで、チームコミュニケーションに特化してシンプルなのが特徴です。Googleが提供するサービス「G Suite」ユーザーが利用でき、Gmailでのチャット、Google Calendarでのスケジュール共有など、Google製品との連携がしやすいため、ビジネスツールをGoogleで統一したいと考えているユーザーにはオススメのツールです。

Slack(スラック)

Slackは、様々なツールと連携できるコミュニケーションツールです。チーム別、プロジェクト別、顧客別など、組織に適した構成でチャンネルを作成することができ、チャンネルごとにチャットでのコミュニケーションが可能になります。Slackは、Skype、Google Drive、Google Calendarなど1,500を超えるツールと連携ができて、Slackを軸とした業務が可能です。

業務自動化ツール

リモートワークの実現には、働く場所を限定しない場合はさらに業務の効率化が必要になります。ここでは業務効率化を支援してくれる便利な業務自動化ツールをご紹介します。

Syncpit(シンクピット)

Syncpitは、バーチャルアシスタントツールです。チャットボットで、情報システム部の問い合わせ対応をカンタンに自動化できます。しかも24時間365日、土日や深夜などのサポートが困難な営業時間外もチャットボットが自動対応です。なので、問い合わせ業務の負担を大幅に削減が可能でしょう。slack、Chatworkなどのビジネスチャットとの連携をして、チャット上の画面で操作することができます。

社外で申請業務などの社内業務を確認したいときにすぐに問い合わせができれば、リモートワーク時における一般社員の業務効率化にも役立ちます。

労務管理ツール

リモートワークでは、監視が行き届かない場所で社員が働きます。そのため、内部と外部へのセキュリティ対策が施せることと、正確に実態を把握できる労務管理ツールを選ぶことが大切です。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIMEは、導入実績17,000社以上を実現した勤怠管理システムです。毎日使うシステムだからこそシンプルな操作性にこだわりがあります。

操作が簡単なので、パソコンでの操作が苦手な方や従来のペーパータイムカードを使っている企業もスムーズに乗り換え可能です。スマートフォンなどで場所を選ばずに打刻が可能で、在宅勤務やモバイルワークなどのリモートワークでの勤怠管理にも適しています。バージョンアップの費用も無料で更新費用はかかりませんので、安心してほぼ永続的に使えるシステムです。

今後のIT活用でやること

ビジネスウーマン

IT活用を行えば生産性向上に繋がります。IT活用には様々な取組方法がありますが、商品やサービスの利益を上げるための必要な取り組みがIT化です。

業界特有でアナログ業務が残っているという話もよくあります。

慣れというのは怖いもので、今の業務内容で不便を感じていない企業や部署もあるかもしれません。

産業革命によって、大量生産品はロボットが生産できるようになりましたが、パソコンでも同じ業務を繰り返しやっているのであれば、今は、IT活用にてその業務を代わりに代行してもらうべきです。

今はITを活用しなければ中小企業は生き残りができない世の中になっています。

当然ですがパソコンを使えばIT活用というわけではありません。つまり、手書きからパソコンで打ち替えるだけではIT活用とは言えないということです。

業務改善へのIT活用は、あくまでも前提である

業務改善へのIT活用は、社内の業務効率化と内部統制のために必要です。他社と類似の製品を活用するなど、顧客満足の実現につながる要素は多くはありません。グループ経営やグローバル展開を進めていくためのIT活用と言えますが、顧客満足や競争優位に直接つながりません。

事業の競争激化・グローバル展開・M&A推進への対応

事業開発のIT活用は、顧客満足や競争優位の実現につなげる直接要因です。グローバルに通用する先進企業では、自社独自のビジネスに合わせて、IT活用を進化させています。しかし、伝統にこだわった企業においては、プロセスを見直し、有効にIT活用する余地はまだまだ大きいと言えます。

意思決定の速度と競争への対応

経営の見える化によって意思決定の速度を上げることは、日本企業は特に大きな課題です。経営管理に不可欠な管理会計の重要性に対する認識が不足していることも問題で、経営の見える化はまだ課題です。

まとめ

リモートワークは、政府の普及活動と働き方のニーズとの相乗効果により、起用する企業が増えていくことが見込まれます。

ですが、リモートワーク導入においては、導入によるメリットがある反面、リスクを伴います。そのため、初期は少数でスタートし、PDCAを回しながら改善していく運用が望ましいでしょう。

また、リモートワークの実現には、企業経営へのメリットを享受しリスクへ対応するためにも、ITツールの活用が必要になります。リモートワークの導入を進める際は、今回ご紹介した内容を参考にして、自社の経営課題に最も高いコストパフォーマンスを発揮する方法を検討していきましょう。

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