ウェビナーってなに?概要や開催する上でのポイントなどを紹介

リモートワークの推奨によって現在、普及しているのがウェビナーです。

普及しつつあるといってもまだ知らない方も多くウェビナーのことを理解している方は多くありません。

今回はウェビナーの概要と開催する上でのポイントなどを紹介します。

今回のポイント
1.場所の制約がなく低コストで開催できる
2.参加者とコミュニケーションが取りやすい
3.参加者の離脱やトラブルも多いため対策が必要

 ウェビナーってなに?

ウェビナーとはウェブ(Web)とセミナーをあわせた造語であり、オンラインによって開催されるセミナーです。

オンラインセミナーやWebセミナーとも呼ばれています。

ウェビナーの普及にともなって所定の場所に赴き対面で行う従来のセミナーはオフラインセミナーと呼ばれ、区別されるようになりました。

ウェビナーは大きく分けて次の3つに分類されます。

1つ目が生放送の形式で行われる「リアルタイム配信」で、参加者と相互コミュニケーションが図れることができるものの、接続不良などといったアクシデントも発生しやすいです。

2つ目が「リアルタイム風録画配信」で、こちらは適宜収録した映像を配信しながら参加者とリアルタイムでコミュニケーションを図る形式となります。

3つ目が「録画配信」で収録した映像を配信する形式で、アクシデントは発生しにくくものの、相互コミュニケーションが図りにくいのがデメリットです。

メリットデメリット

ウェビナーのメリット

ウェビナーを開催するとどのようなメリットがあるのか、理解していない方も多いでしょう。

ここではウェビナーのメリットを3つ紹介します。

場所の制約がなく世界中に集客できる

ウェビナーはインターネット環境とカメラ、マイクなどの必要機材さえ揃っていれば場所の制約がなく世界中から参加者を集客可能です。

例えば、ヨーロッパで開催されるウェビナーに日本から参加することともできるでしょう。

このように環境が整っていれば、どこにいても開催でき世界中から参加・集客できるのがウェビナーの大きなメリットです。

低いコストで開催できる

開催する際の人件費や時間などあらゆるコストを抑えて開催できるのもウェビナーの大きな魅力といえるでしょう。

従来のセミナーであれば、参加者数などイベントの規模にあわせた会場を確保した上で、会場への移動やスタッフの手配、配布資料の準備をしなければならず、移動費や印刷費をはじめ様々なコスト必要でした。

しかしウェビナーは会場を確保する必要はなくスタッフの手配も必要ないため移動費や人件費はほとんど必要ありません。

資料もデータ共有ですみますので配布資料の印刷費も削減できるため、大幅なコストカットが可能です。

セミナーの終了後の机や椅子の片付けなども行わなくてすむので時間的なコストも大幅に削減できるでしょう。

参加者がコミュニケーションを取りやすい

ウェビナーで使用するツールにチャット機能があれば、参加者がコミュニケーションを取りやすいのもウェビナーのメリットです。

従来のセミナーですと、人によっては大勢の前で発言するのが恥ずかしくて質問できずコミュニケーションが取りづらいというデメリットがありました。

しかしウェビナーであればチャット機能を活用すれば質問を整理して気軽に質問できるため、参加者がコミュニケーションを取りやすいです。

相互コミュニケーションを充実させれば参加者の疑問解決にもつながるため、成約率のアップにもつなげられるでしょう。

コミュニケーション

ウェビナーのデメリット

ここではウェビナーのデメリットを3つ紹介します。

どのようなデメリットがあるのかしっかりと理解した上で、ウェビナーを開催するかどうか検討してください。

視聴者の反応がつかみにくい

一方的なコミュニケーションになりがちなウェビナーは視聴者の反応がつかみにくいです。

従来のセミナーであれば参加者や反応などを確認しながら適宜、効果的なアクションを行うことができますが、ウェビナーはチャットなどでしか参加者の心情を汲み取ることができないため進行しづらいといわれています。

そのため、チャットで質問をしたりアンケートで理解度を図ったりなど相互コミュニケーションが取れるようなアクションを適宜行って参加者の理解度を深めることが大切です。

通信・設備トラブル

ウェビナーはインターネットの通信状態やマイク、カメラの設定ミスなどによって、通信・設備トラブルが起こる可能性があります。

音声や映像の乱れだけでなく、撮影不可のものを誤って映してしまうなどのトラブルも起こりがちですので配信には十分注意しましょう。

また参加者が映像や音声を確認できない事態にならないよう、参加者に案内を行ってウェビナー視聴に適したブラウザやアプリの準備してもらっておくことも大切です。

ウェビナーを成功させるためのポイント

ここではウェビナーを成功させるためのポイントを5つ紹介します。

それぞれのポイントを押さえてウェビナーを上手に開催してください。

目的と内容を明確にしておく

ウェビナーを成功させるためには、はじめに目的と内容を明確にしておくことが大切です。

見込み客の獲得や営業フォローなどウェビナーを開催するのは各企業で異なりますので、なぜウェビナーを開催するのか自社の状況を分析して課題を洗い出した上で目的を明確にしておきましょう。

目的を明確にすることでどのようなアプローチ方法や順序で参加者に訴求していくか内容を決めることができます。

内容がある程度決まればウェビナー開催時の参加者数や必要な機能も把握できるため、適切なウェビナーツールを選定しやすくなるでしょう。

目的

告知・集客・アナウンスはセットで行う

ウェビナーの開催にあたっては告知・集客・アナウンスはセットで行ってください。

例えば、社外向けのウェビナーであればメルマガ配信やネット広告、SNSなどを活用して告知と集客を行うとよいでしょう。

またウェビナーは参加ハードルが低い分、キャンセル率が高い傾向にあります。

そのため申し込み完了時や開催前日、当日の開催前など複数回にわたってアナウンスを行い、キャンセルさせないような対策を取ることが大切です。

同時に参加方法や操作方法の説明なども記載して、ウェビナーに不慣れな参加者も参加しやすいよう配慮するとよいでしょう。

開催前にリハーサルを実施する

どのような流れでウェビナーを開催する際は、開催前に必ずリハーサルを行って流れを把握しておくことが大切です。

特にリアルタイム配信やリアルタイム風録画配信などのように、生で参加者とやり取りする形式のものはトラブルが起きやすいので、配信中に混乱しないためにもリハーサルは必ず行っておいてください。

開催後は振り返りと視聴者へのフォロー

ウェビナー開催後は振り返りと参加者へのフォローを忘れずに行いましょう。

特に参加者へお礼やアンケートなど含めたフォローは重要ですので忘れずにメールにして送ってください。

なぜならばアンケート結果をもとに反省点を洗い出せるだけでなく、潜在ニーズの掘り起こしや顧客関係の強化にもつながるからです。

視聴者が飽きない工夫をこらす

ウェビナーは従来のセミナーと違ってセミナー中に離脱する方も多いので視聴者が飽きないよう工夫をこらさなければなりません。

質問やチャットなどを活用して会話を重視したり、動画を挟んだりして参加者の意識や興味が薄れないよう配慮することが大切です。

今日のまとめ

ウェビナーの概要と開催する上でのポイントなどを紹介しました。

通信環境が整備されたことやリモートワークの推奨によって、場所の制約がなく開催コストを抑えられるウェビナーはセミナーでは主流の形式になりつつあります。

しかし、配信中のトラブルや参加者がウェビナーに不慣れなどまだまだ課題が多いのも事実です。 そのため、従来のセミナー以上にリハーサルや参加者へのフォローなどをしっかりと行ってか進行していく必要があるでしょう。

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