中小企業が業務効率化する必要性とは?メリットやツールなどを紹介

中小企業の経営において無視してはいけない課題の1つが業務効率化です。

近年では少子高齢化による働き手の減少や若者の都市部への流出なども相まって人手不足に陥る中小企業は後を絶たず、早急に解決すべき重要課題となっています。

しかし、どのように業務効率化を行っていくべきか悩まれている方も多いでしょう。

今回は中小企業が業務効率化する必要性やメリット、おすすめのツールなどを紹介します。

今回のポイント
1.少子高齢化による働き手の減少で業務効率化は中小企業の重要課題となっている
2.業務効率化を行えば、1人あたりの負担が軽減するので人材確保にもつながる
3.効果的にツールを活用するためには自社の課題を明確にしておく必要がある

業務効率化について?

業務効率化とは普段行っている業務の無駄を省くことで、業務の処理スピードを高めることです。

業務の処理スピードが高めればそれだけ多くの業務をこなせるようになるので、短時間で大きな利益を得るだけでなくコスト削減や従業員の働き方も改革できるでしょう。

近年では技術の進歩によって業務効率化を行えるITツールが次々と誕生しています。

ITツールを活用すればコストを抑えて業務効率化を行えることから、多くの企業が課題解決に向けた取り組みをはじめています。

環境変化

業務効率化が必要になった背景

業務効率化が必要になった背景にあるのは少子高齢化です。

少子高齢化による働き手の減少で人手不足は深刻度を増しており、2017年の中小企業庁の調査によれば中小企業の約8割は人手不足を感じると答えています。

今後さらに少子高齢化が進めば、2029年には労働生産人口が7,000万人を下回るといわれており、1人あたりの生産性を上げることは企業の重要な課題といってもよいでしょう。

また地方の中小企業は少子高齢化以外にも、若者の都市部への流出によって人材確保が困難となっており早急な対処が必要です。

業務効率化を行うメリット

前述のとおり、業務効率化は生産性を上げるためには欠かせないことですが人手不足じゃないからといって対策を講じなくてよいというわけではありません。

生産性を上げること以外にも、企業経営を円滑にする様々なメリットがあるからです。

ここでは業務効率化を行うメリットを4つ紹介します。

それぞれの特徴を把握して今後の業務改善に活かしていきましょう。

従業員の満足度がアップしやすい

業務効率化によって生産性が上がれば業務の負担が軽減されるため、従業員の満足度がアップしやすいです。

従業員の業務負担が解消されれば長時間労働や残業時間を削減できるため、ワークライフバランスが向上します。

労働環境が改善されてワークライフバランスが向上すれば、従業員は高い意欲を持って仕事に取り組んでくれるでしょう。

また満足度がアップすれば定着率も高まるため、離職を防ぐことができ人材確保にもつながります。

スピード感を持った経営が行える

中小企業が業務効率化すれば大企業以上にスピード感を持った経営が行えるでしょう。

業務プロセスのシンプル化やクラウドによるスムーズな情報共有、ツールを活用した迅速なデータ分析などが行えるようになります。

必要なデータ分析や情報を迅速に行うことができれば、管理職が多い大企業では模倣できないスピードで意思決定が行えるため、大企業が参入するよりも前に市場を抑えて優位に立つこともできるでしょう。

コストの削減が行える

無駄な業務を省くことができれば、その業務で発生していた金銭や時間コストを削減することができます。

前述のとおり、長時間労働や残業時間も削減や1人あたりの生産性が上がれば必要以上に人材を確保する必要がないため、人件費や求人広告費、教育費などのコストの削減も可能です。

品質・サービスの質がアップする

業務効率化を行って従業員の負担が少なくなれば、余裕を持って顧客対応や商品開発が行えるため品質・サービスの質がアップします。

質の高い商品やサービスが提供できれば、顧客と良好な関係を築くことができるため、見込み顧客の獲得はもちろん、一般顧客を優良顧客にしやすくなるでしょう。

ポイント

業務効率化を行う際の注意点

効率化を行う際の注意点は次の2つがあります。

・無理なコストカット

・自社の課題を洗い出しておく

業務効率化によってコストの無駄を把握しやすくなりますが、細かい備品などの経費削減はかえって従業員の疲弊や不満につながりやすいです。あくまでも業務全体のコスト削減を目的として、無理なコストカットは行わないようにしましょう。

ツールを効果的に活用するためには自社に最適なツールを選ばなければなければなりません。最適なツールを選ぶためには業務効率化の目的を明確にした上で、自社の課題を洗い出しておくことが大切です。

業務効率化におすすめの代表的なツール3選

業務効率化できるツールは様々なものがあり、効率化する業務によって相性があります。

また同じタイプのツールであっても、ツールごとに機能や料金などは様々なので、目的を明確にした上で予算や機能と折り合いをつけながら自社に最適なツールを選ばなければなりません。

ここでは業務効率化におすすめの代表的なツールを3つ紹介します。

それぞれのツールの特徴を理解して、最適なものを選ぶようにしましょう。

選択肢

CRMツール

CRMツールとは顧客関係を構築する際に使用できるツールです。

顧客情報を一元管理することで、従来ならば営業担当しか知ることができなかった情報を部署や社内で共有することでできるので、営業担当不在時に顧客から問い合わせがあった場合でも迅速に対応できます。

担当を引き継ぐ際も詳細な顧客情報を知ることができるため、以前と変わらない対応が行えるでしょう。

また顧客情報を総合的に分析することで、商品の売上傾向もわかるためマーケティングにも活用できます。

代表的なCRMツールは下記の3つです。

・HubSpot CRM

・Kintone

・Zoho CRM

SFAツール

SFAツールとは営業活動を視覚化することで、業務を効率化することができる営業支援ツールです。

SFAツールを活用すれば、見込み客が顧客になるまでの流れを記録して部署全体で共有して管理するため、各営業の状況を把握することが容易となり見逃しによる機会損失の発生を防いでくれます。

案件の進捗やスケジュール管理も行えるため、売上の見込みも立ちやすくなるでしょう。

代表的なSFAツールは次の3つです。

・UPWARD

・Oracle Sales Cloud

・Oracle Sales Cloud

MAツール

MAツールとは集客や顧客管理などのマーケティングプロセスを自動化することで、企業マーケティングを支援するためのツールです。

MAツールを活用すれば、顧客が欲しいと思ったタイミングで営業が行える他、顧客が自社を認知していない時点から接触して自社の商品やサービスに興味を持ってもらえるようにアプローチできます。

代表的なMAツールは次の3つです。

・Marketo Engage

・SHANON MARKETING PLATFORM

・b→dash

今回のまとめ

中小企業が業務効率化する必要性とメリット、おすすめのツールなどを紹介しました。

少子高齢化によって働き手が減少しつつある現代では、従来の業務内容では1人あたりの業務負担が多くなる可能性があります。

そのため業務効率化を行って生産性を高めたりコスト削減などを行ったりしなければならないでしょう。

前述のとおり、CRMやSFAツールなどのツールを活用すれば業務効率化を推進することができますが目的などによって最適なツールは異なります。

そのため、目的や効率化したい業務はなにかを明確にした上で、自社の課題を解決してくれるツールを導入することが大切です。

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