ワークフローシステムを導入する必要性とは?活用事例や効果などを紹介

ワークフローシステムは業務の流れを設定しておくことで効率よく審議や申請業務を行うができるビジネスツールの1つです。

すでに多くの大企業が導入しているシステムですが、中小企業で活用している企業はそこまで多くありません。

今回はワークフローシステムを導入するメリットや活用事例などを紹介します。

今回のポイント
1.ワークフローシステムを導入すればリモートワークも推進できる
2.導入メリットは大きいがワークフロー設計など導入時のハードルが高い
3.効果的に活用するためには自社にあったツールを選ぶ必要がある

 ワークフローシステムの概要

ワークフローシステムとは、業務の流れをデータによって定義することで設定に沿って業務を実行することで状況を観察・記録するシステムです。

紙や手書き業務だったものをデータ化して業務できるようになるため、業務効率化はもちろん、業務ルールの徹底や情報管理のレベルも向上させられるでしょう。

ディスカッション

ワークフローとは?

ワークフローとは、業務の流れを図などで視覚化して定めたものです。

もともと、製造業などの作業工程の設計や生産性のアップに活用されていましたが、近年では書類や業務、活動などにおける一連の流れとして認知されています。

書類の流れでワークフローを活用することで、書類や情報の流れやルールが明確になるため作業が最適化されて業務の効率化につながるでしょう。

ワークフローを導入できる業務

ワークフローを導入できる業務は次の5つです。

・購入などの稟議

・見積もりや提案書の申請

・出張や交通費などの経費精算での申請

・残業や有給休暇などの労務管理での申請

・パソコンなどの備品持ち出しなどの利用許可での申請

企業によって導入する業務に違いがあるものの、基本的には上記業務でワークフローが活用される傾向にあります。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入するとどのようなメリットがあるのか疑問に思う方もいるでしょう。

ここでは導入するメリットを2つ紹介しますので、それぞれの特徴を理解した上で効果的に活用していきましょう。

メリット

業務効率化

ワークフローシステムを導入すれば、申請の手間が省けるため業務効率化が可能です。

あらかじめ申請書などのフォーマットが規定されているため、書き忘れなどによる書類の差し戻しや上司不在による申請書の提出先送りなどを防止してスピーディに申請や審議が行えます。

審議内容やこの申請内容で承認可能かどうか不安を覚えたら、ワークフローや承認履歴を確認できるのも大きなメリットです。

リモートワークの推進

ワークフローシステムが安定稼働することができれば、システム上で申請書の確認や提出が行えるためリモートワークを推進できます。

例えば、リモートワークを実施していても、重要事項の確認は出社しないとできない場合や書類は郵送で提出しなければならないという企業も多いです。

活用すれば、前述のとおり、システム内で過去の書類を確認できますしシステム上で書類の提出が可能となるため、リモートワークの推進につながるでしょう。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

ワークフローシステムを導入する際の注意点は大きく分けて2つあります。

1つ目はワークフローの設計は簡単ではないという点です。

例えば、今まで紙業務だったものをシステムへ変更する場合は、あらゆる申請内容を想定した上でワークフローを設計しシステムとして構築しなければなりません。

人事異動など組織構成の変化の規模が大きい場合は、随時ワークフローを刷新する必要があり、組織構成が頻繁に変化する場合は管理する手間がかかるので注意してください。

2つ目は申請フォーマットの形式です。

自由形式や選択式、プルダウン方式など様々な記述方式があるので、どのような申請フォーマットにするのかしっかりと検討した上で作成しなければなりません。

このようにワークフローシステムを導入する際は、非常に大きな労力と手間がかかりますので覚えておきましょう。

ワークフローシステムの活用事例

ここではワークフローシステムの代表的な活用事例を3つ紹介します。

導入を検討しているが活用方法が分からないという場合はぜひ参考にしてみてください。

事例

AOSデータ株式会社

承認や決済業務が最長でも2日程度かかっていたAOSデータ株式会社はワークフローシステムを導入したことによって業務を効率化させることに成功しました。

承認や決済業務は数時間程度で完了できるようになっただけでなく、書類提出忘れや承認漏れの回数を減らすことにも成功したそうです。

ハンコの脱却にも成功したことで、リモートワークも推進できたことからワークフローシステムの代表的な活用事例といえるでしょう。

株式会社タマホーム

株式会社タマホームは早い段階からワークフローシステムを導入していましたが、操作方法が分からない、システムエラーの対処方法が分からないといった運用課題があり、社内で専用窓口を設置して対応している状況でした。

そこで操作が簡単でサポート費用も無料のシステムツールに切り替えたところ、運用課題を解決しスムーズな業務が可能になったそうです。

導入前に自社に最適なツールを見極めておくことが重要だと教えてくれる事例といえるでしょう。

岡畑産業株式会社

最後に紹介するのが岡畑産業株式会社の事例です。

こちらの企業ではワークフローを導入したことで、各支社から送られてくる申請を承認経路の設定によって迅速に承認者まで送信できるようになりました。

承認者には通知メールが届くため申請処理が素早く行えるようになった他、停留や承認漏れの申請があればリマインドメールで通知してくれるため申請の停留問題も解決しています。

申請業務の効率化を図ることができた好事例といえるでしょう。

おすすめのワークフローシステム3選

ここではおすすめのワークフローシステムを3つ紹介します。

どのようなツールがあるのか気になる方はぜひ参考にしてください。

「Flow」

最初に紹介するのが、Microsoft社が提供している「SharePoint Online」と呼ばれるサービスを基盤にしている「Flow」です。

「Flow」はクラウド型のワークフローシステムで、パソコンやスマホといったマルチデバイスに対応しているため社外にいても申請業務などを行えます。

テンプレートを活用すれば直感的に操作のみでワークフローを手軽に作成できるため、パソコンやシステム構築に強い従業員がいなくても問題なく導入可能です。

https://flow.microsoft.com/ja-jp/

「rakumo ワークフロー」

使いやすいワークフローシステムとして高い評価を得ているのが「rakumo ワークフロー」です。

このツールはGoogleが提供している「Google Workspace」と連携できるため、ある程度の知識があればITに強くない方でも直感的な操作で簡単にカスタマイズできます。

スマホ画面でも操作しやすいのも大きな特徴です。

https://rakumo.com/product/gsuite/workflow/

「Garoon」

最後に紹介するのが、中規模以上の企業と相性がよい「Garoon(ガルーン)」です。

「Garoon」は必要な基本機能が標準搭載されているワークフローシステムで、他のシステムとも簡単に連携できるといったカスタマイズ性の高さが大きなメリットとなります。

細やかな権限委譲など管理機能もしっかりと備わっているだけでなく、英語や中国語にも対応しているので外国人の従業員がいる企業であっても問題なく活用できるでしょう。

https://garoon.cybozu.co.jp/function/detail/workflow/

 今回のまとめ

ワークフローシステムを導入する必要性と活用事例などを紹介しました。

ワークフローによって業務の流れを視覚化することができれば、提示されている手順に沿って直感的に作業することが可能です。

しかし、ワークフローを活用したとしても業務工程を紙もしくは手作業で行っていては本当の意味で業務の効率化は実現しません。

ITが進歩した現代においてはワークフローシステムを活用することが当たり前となっています。

ワークフローシステムを導入して効率よく業務を行っていきましょう。

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