リモートワークを導入する課題とIT活用した課題解決方法などを解説

近年、IT技術の進歩と政府が主体となって推進していることからリモートワークが急速に浸透しています。リモートワークとはリモート(離れた)場所で働く(ワーク)という意味の新しい働き方です。

2020年7月「デル・テクノロージズ」が全国の従業員99人未満の中小企業経営者とIT担当者1,072人を対象にリモートワークの導入状況の調査結果発表を発表しました。それによるとリモートワークの導入率は36%と未だに6割以上の中小企業が導入できていない状況です。

このように大手企業では導入が進んでいるものの中小企業ではあまり進んでいません。リモートワークを導入には様々な課題があるからです。

今回はリモートワークの導入・移行する企業の課題とITを活用した課題解決方法を解説します。

出典:Direct2Dell-中小企業のテレワーク導入状況に関する調査結果

今回のポイント
1.リモートワークを導入・移行には様々な課題がある
2.IT活用をすることでリモートワークの課題のほとんどは解決できる
3.IT活用とあわせて人事評価や労務管理の徹底も大事

リモートワークの導入・移行における企業の課題

ここではリモートワークを導入する企業の課題について紹介します。どのような課題があるのか理解していきましょう。

勤怠管理

勤怠管理が不透明になるなどの業務課題

勤務管理が不透明になるなどの業務課題があります。リモートワークはオフィスワークのようにオフィスに集まって業務は行いません。

そのため、勤務実態が不明瞭となり勤務管理が適切に行われず長時間労働や勤務時間の水増しなどの問題が発生する可能性があります。また、オフィスワークと違って上司は従業員の業務への意欲や就業態度を確認できず、従業員も上司に働きぶりをアピールできません。

今までの方法では適切な人事評価が下せないため、正当な評価が受けられていないという理由から従業員のモチベーションが低下する恐れがあります。

情報漏洩などのセキュリティ課題

次に紹介するのが情報漏洩などのセキュリティ課題です。リモートワークはオフィスワークと比べて徹底した管理ができないため、情報漏洩などのセキュリティリスクが高くなります。

情報漏洩の原因は外出先で端末や重要書類の紛失などの人的ミスから不正アクセスやコンピューターウイルスといった外部攻撃など様々です。情報漏洩などのセキュリティ問題は顧客との信頼関係にも大きく影響しますのでしっかりと対策しておかなければなりません。

導入時のコスト課題

次に紹介するのが導入時のコスト課題です。リモートワークの環境整備にはコストがかかります。

多機能かつ高機能なツールを選んだ場合やサービスによっては従業員1人ごとにライセンス料金がかかる可能性がサービスを利用するとコストは割高です。ただ、多機能で高機能なものを選んだとしても使いこなせなければ意味がありません。

重要なのは自社に必要な機能・ツールはなにかしっかりと把握して予算の範囲内で自社に合ったツールを選ぶことです。

コミュニケーション不足などの運用課題

最後に紹介するのがコミュニケーション不足などの運用課題です。テレワークは基本1人で仕事をすることになるため上司や先輩などとコミュニケーションが取りにくくなります。

業務に必要なコミュニケーションもスムーズに行えなくなるため業務にも大きく影響するでしょう。コミュニケーション不足は人事評価や勤務管理の問題など上記の業務課題にも直結してくるため、しっかりと対策を行っておかなければなりません。

リモートワーク

IT活用してリモートワークの課題を解決する

リモートワーク導入の課題を理解したところで、課題を解決するためのIT活用について紹介します。ツールを導入してIT活用すればほとんどの課題は解決できるでしょう。

業務課題を解決するツール

業務課題を解決するツールとしてはタスク管理ツールと勤怠管理ツールの2つがあります。1つ目が勤怠管理ツールです。

労務管理ツールとも呼ばれておりシステム上で打刻するだけで始業時間と終業時間を把握できます。freeeやジョブカンが代表的なツールです。

特にジョブカンはChatworkやSlackと連携できるため、これらのツールを利用している企業と相性が良いでしょう。2つ目がプロジェクト・タスク管理ツールです。

チームで業務を行っていく場合、リモートワークですとタスク管理が難しくなります。プロジェクト・タスク管理ツールを従業員で共有すればプロジェクトの進捗の把握やタスク管理が容易となり業務効率を高めることが可能です。

代表的なツールとしてはTrelloなどがあります。

セキュリティ課題を解決するツール

次に紹介するのはセキュリティ課題を解決するツールです。セキュリティ対策ツールには次のようなものがあります。

  • リモートアクセスツール
  • ネットワークセキュリティサービス
  • IT資産管理ツール
  • モバイルデバイス管理ツール

これらのセキュリティツールを活用すれば端末保護などが可能となり不正アクセスによる情報漏洩リスクを軽減できるでしょう。従業員が利用しているパソコンのセキュリティソフトの稼働状態も確認できるためセキュリティレベルを高められます。

上記以外にも有害なサイトにはアクセスできないようにするフェルタリングサービスなど既に一般利用されているツールも有効です。

コスト課題を解決するツール

コスト課題を解決するツールにはグループウェアがあります。グループウェアとはコミュニケーションツールやファイル共有機能などが1つになっているツールです。

社内の情報共有や進捗管理などもまとめて行えます。1つのグループウェアと契約すれば上記ツールをすべて利用できますのでそれぞれのツールと契約して料金を支払う必要がないため、コストを抑えられるでしょう。

グループウェアはサービスによって機能が異なるため自社が利用したい機能があるかしっかりとリサーチを行ってください。またExcelやWordなどといった普段利用しているツールやデータ形式との相性の良さも重要です。

代表的なツールとしてはGoogleが提供しているGoogle WorkspaceやMicrosoftが提供しているMicrosoft Teamsがあります。

ツール

コミュニケーション不足などの運用課題を解決するツール

最後に紹介するのがコミュニケーション不足などの運用課題を解決するツールです。コミュニケーションツールは大きく分けてチャットツールとWeb会議ツールの2つがあります。

1つ目がチャットツールです。ビジネスチャットツールとも呼ばれているツールでネットにつながっているパソコンやスマホなどでやり取りできます、

個人間でのチャットやグループ化による複数人でのやり取りができる他、画像やファイル、タスク機能などツールによって様々です。代表的なツールはChatworkやSlackなどがあります。

2つ目がWeb会議ツールです。主にパソコンを通じて利用されているツールで映像と音声でやり取りできます。

従業員同士の会議ややり取りはもちろん、顧客との打ち合わせや求職者の面接など様々な場面で活用できるでしょう。ツールによっては映像や音声だけでなく画面や資料共有など機能も備わっているのも特徴です。

代表的なツールにはZoomやSkypeなどがあります。

IT活用以外で整備しておくべきこと

IT活用以外で整備しておくべきことは次の2つです。

  • リモートワークに適した人事評価の作成
  • 長時間労働の防止対策

IT活用はもちろんですが、人事評価などの社内環境を整備する必要があります。長時間労働の防止対策としてはアクセス履歴やログ管理ができる業務ツールの利用も効果的です。

今回のまとめ

リモートワークへ移行する課題と解決法を紹介しました。リモートワークは従業員のワークライフバランスを尊重しながらライフスタイルの変化にも柔軟に対応できる働き方です。

しかし移行するにあたっては、業務や運用、セキュリティなどの課題があります。これらの課題を解決してくれるのがIT活用です。

リモートワークの主流となっているチャットやWeb会議ツールなど効果的にIT活用することでリモートワークの課題は解決できるでしょう。

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